Per l'invio delle comunicazioni interne vengono caricati nel database dei template che possono essere diversi a seconda della diversa fonte-ufficio, la comunicazione in questo modo viene subito identificata.

Risulta inoltre semplice comporre le varie comunicazioni interne attraverso un editor grafico che inserisce, con strumenti di formattazione, all'interno del template assegnato dal gestore al determinato utente, o , trattandosi del gestore stesso che può selezionare tra i diversi, i contenuti della comunicazione, che possono essere arricchiti anche da elementi grafici come p.e. delle fotografie.

Le comunicazioni vengono inviate in HTML, quindi grafiche, professionali in tutto, automaticamente viene inserito dal sistema un link anche per la visualizzazione con il browser p.e. Explorer, con uno sgardo attendto alla sicurezza e l'impossibilità di diffonderlo, infatti trattandosi di comunicazioni interne sono di per se riservate al destinatario.

Il "motore" che invia le email è adatto a piccole liste ma nel caso di grandi organizzazioni è possibile appoggiarsi ad un software per l'invio massivi come può essere Inxmail.

Nel momento in cui si è salvata la comunicazione e si deve procedere all'invio è possibile selezionare diversi "gruppi", quindi parti di organico, p.e.e uffici o sedi alle quali inviare la comunicazione aggregandoli anche in gruppi di tre e con diverse opzioni possibili nella targhetizzazione.